De urgentiecommissie vergadert in principe wekelijks in een wisselende samenstelling met een voorzitter, twee of drie leden en een secretaris. In 2017 vergaderde de urgentiecommissie 47 maal. In de vergaderingen worden er urgentieaanvragen uit meerdere regio’s behandeld. Vrijwel elke week krijgt de commissie meerdere aanvragen vanuit de regio Stedendriehoek ter behandeling voorgelegd. In de week voorafgaand aan de vergadering ontvangen de commissieleden de stukken die nodig zijn om de vergadering voor te bereiden.

De commissie beoordeelt elke aanvraag individueel. Er worden geen generieke urgenties verleend. Bij sommige aanvragen kan de commissie relatief snel en unaniem beslissen. Bij andere aanvragen is de gepresenteerde problematiek complexer en volgt een langere beraadslaging. Elk lid praat en besluit mee vanuit zijn of haar eigen achtergrond/discipline. De voorzitter vat bij elke aanvraag de conclusie van het besluit samen en de secretaris maakt daarvan notitie.

Binnen negen weken nadat een urgentieaanvraag door aanvrager is ingediend, stelt de commissie aanvrager schriftelijk op de hoogte van het besluit. Dit is vastgelegd in het reglement urgentieaanvragen.

Ook de medewerker van de corporatie die de urgentieaanvraag in behandeling heeft genomen en het urgentierapport heeft samengesteld, ontvangt schriftelijk bericht van het genomen besluit.

Het werkproces en de soorten besluiten staan uitgewerkt in figuur 1.

Figuur 1: Het werkproces en de soorten besluiten. (klik op de afbeelding voor een vergroting)

De urgentiecommissie hanteert in al haar werkzaamheden het toetsingskader, dat in het verslagjaar bestaat uit de Samenwerkingsovereenkomst regionale woonruimteverdeling voor de periode 1-1-2017 tot en met 31-12-2019.

De bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht worden naar analogie toegepast op de werkzaamheden van de commissie, voor zover dit in de samenwerkingsovereenkomst of in het reglement is vermeld.

Met inachtneming van de voorgaande regelgeving beoordeelt de urgentiecommissie of een zelfstandige woonruimte in de huursector onmiddellijk, dan wel uiterlijk binnen vier maanden, in de regio Stedendriehoek noodzakelijk is. Er moet daarvoor duidelijk sprake zijn van een noodsituatie, waarin belanghebbende buiten eigen schuld is terechtgekomen. Bovendien is belanghebbende financieel niet in staat om zelf in deze noodzaak te voorzien (zelfredzaamheid).

De urgentiecommissie beoordeelt elke urgentieaanvraag aan de hand van een zogenaamde beslisboom (figuur 2).

Figuur 2: De beslisboom. (klik op de afbeelding voor een vergroting)